業務プロセスを可視化してみる

組織規模ごとに異なる業務プロセスの可視化

ある程度の企業規模になりますと、それぞれの業務は担当者別などでマニュアル化されていますので、業務改善の検討をしようとする場合には、判断基準となることが明確にありますので検討開始も早いと思われます。

一方で、規模的に大中企業への成長過程にある小規模の企業様や個人事業をされている場合は少々状況が異なると想像します。

どのように異なるかと言いますと、主に担当する業務はマニュアル化するほどでもなく（マニュアル化が出来ないという意味合いではなく、する必要がないという解釈です。）、担当の人そのものの行動が業務となっていたり、作業そのものだったりするケースが多いと思われます。

特に個人事業としてお一人でされているような事業主様になると、この状態はより顕著と思います。

ですので、このような状態の中での業務改善を行っていく場合には、業務プロセスの可視化に主観的な事が入りやすく、いわゆる客観的な評価がしずらい状況と思います。

そのため第三者の評価を受けられるか、もしくはなるべく第三者的な視点を入れて可視化する必要があります。

以下に、業務プロセスの可視化の考え方について基本的な事柄について少しまとめてみました。

業務プロセスの可視化の目的とは、一言で表すなら、業務手順と仕事内容をわかりやすく図式化するなどして測定、評価出来るようにし、問題点の有無の確認を行いながら業務の改善の必要性を管理確認していくことと言えます。

業務プロセスの可視化を行うにあたっての基本な考え方は以下のようなことになります。

プロセスを可視化する際には、業務プロセスの全体的に見るのではなく、なるべく最小単位のプロセスに分類してみて、それぞれのプロセスがどのように連動しているかを知ることから始まります。

その過程で、個々のプロセスの目的、作業度合い、全体に占める重要度などが浮き彫りになってきます。

可視化を行うと、具体的には以下のようなメリットがあると言われています。

・業務プロセスごとのつながりが見えてくる

・業務プロセスを組織内で共有し、共通認識にすることが出来る

・業務プロセスを変更する際の検討が容易になる

業務プロセスの可視化は重要なことではありますが、何のために可視化するのか、その背景にある必要性を意識していくことが大切です。

時間は有限ですので、限られた時間の中でお客様により高い価値をご提供していくために、そしてその対価である事業収益をより一層得ていくためにも、業務のプロセスの見直しによって、業務効率を高めていく活動は継続的に必要なことだと思います。